Arbeitszeiterfassung – die Chance zur optimalen digitalen Lösung
Im September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht (BAG) in einem Grundsatzurteil klargestellt, dass Unternehmen zur Arbeitszeiterfassung verpflichtet sind – ohne Wenn und Aber. Arbeitgebende und HR-Verantwortliche stehen jetzt vor der Frage: Was genau ist zu tun? Zwei, die es wissen, sind Eva Maria Spindler und Axel Becker von Bosch Energy and Building Solutions. Im Interview erklären die Portfoliomanagerin für HR-Lösungen und der Salesmanager für HR-Lösungen, wie Unternehmen von der Erfahrung profitieren können, die Bosch in diesem Bereich bietet.
Frau Spindler, Herr Becker, Arbeitsrechtler werten das BAG-Urteil als „Paukenschlag“. Wie ist das zu verstehen, was steckt dahinter?
Axel Becker: Das BAG beruft sich auf das Arbeitsschutzgesetz, das Arbeitgebende dazu verpflichtet, die notwendigen Mittel für den Arbeitsschutz sicherzustellen. Dazu gehört eben auch ein System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit, denn diese ist seit einem EuGH-Urteil von 2019 im Grunde längst gefordert bei uns. Doch unser Arbeitszeitgesetz hinkt dem noch hinterher. Und das BAG-Urteil hat jetzt einmal mehr die Dringlichkeit deutlich gemacht: Es besteht eine Verpflichtung zur Aufzeichnung der Arbeitszeiten – und zwar vollumfänglich und nicht nur bei Mehrstunden und Sonn- und Feiertagsarbeit wie bislang üblich. Das entsprechende Arbeitszeitgesetz muss und wird jetzt also kommen.
Bedeutet das, dass die Arbeitgebenden sofort aktiv werden müssen?
Eva Maria Spindler: Ja. Denn auch wenn die Gesetzesreform und damit die genaue Ausgestaltung der Arbeitszeitdokumentation in all ihren Details noch aussteht: Was das BAG entschieden hat, ist geltendes Recht. Arbeitgebende tun also gut daran, sich mit dem Thema so schnell wie möglich zu beschäftigen.
Was das BAG entschieden hat, ist geltendes Recht. Arbeitgebende tun also gut daran, sich mit dem Thema so schnell wie möglich zu beschäftigen.
Was heißt das genau?
Eva Maria Spindler: Fakt ist Stand heute, Februar 2023: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind festzuhalten. Und: Die Dokumentation muss verlässlich, objektiv und zugänglich sein. Da klingt schon durch: Handschriftlich oder über Exceltabellen sollte die Erfassung möglichst nicht erfolgen. Wir empfehlen deshalb auf jeden Fall ein digitales System, das jederzeit auf unterschiedliche Erfordernisse angepasst werden kann und umfangreiche Möglichkeiten zur digitalen Transformation eines Unternehmens bietet.
Wie sieht so eine smarte Lösung denn aus?
Axel Becker: Das hängt ganz vom Unternehmen ab – von der Branche und von den Mitarbeitenden mit ihren jeweiligen Tätigkeiten. In der Produktion etwa sind die Anforderungen andere als in der Verwaltung oder im Außendienst. Wichtig ist auf jeden Fall, dass die Nutzung für alle einfach und flexibel ist. Die Eingaben zu Kommen und Gehen, Pausen und Abwesenheiten sollten demnach auf verschiedenen Endgeräten möglich sein, am Zeiterfassungsterminal genauso wie am Arbeitsplatzrechner oder auf dem Smartphone. Zudem gilt, dass alles rechtskonform und revisionssicher ist, also Buchungen nach den geltenden Tarifverträgen, Betriebsvereinbarungen und Gesetzen verrechnet und bewertet werden. Und: Eine gute digitale Zeitwirtschaftslösung schafft Quick-Wins für daran anschließende Prozesse – gibt beispielsweise die erfassten Daten gleich ans Lohnprogramm und die Personaleinsatzplanung weiter und ermöglicht papierlose Workflows. Effizienz und Qualität im Personalwesen werden so definitiv gesteigert – ob es nun um Routineaufgaben wie den Urlaubs- oder Dienstreiseantrag, die Vermeidung von Über- oder Minusstunden durch optimale Besetzung oder auch wertvolle Reports fürs Management geht.
Eva Maria Spindler: Nicht zu vergessen: Auch für das Unternehmen wichtige Rückstellungslisten für das Rechnungswesen und die neue elektronische Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (eAU) können integriert werden. Selbst scheinbare Nebensächlichkeiten wie die Ermittlung des genauen Bedarfs an Kantinenessen anhand der anwesenden Mitarbeiter an einem Tag lassen sich abbilden. Was ich damit sagen will: Den Möglichkeiten sind bei einem integrierten smarten Konzept im Prinzip keine Grenzen gesetzt.
Eine gute digitale Zeitwirtschaftslösung schafft wertvolle Quick-Wins für weitere Geschäftsprozesse.
Inwiefern profitieren Mitarbeitende von smarten Lösungen?
Eva Maria Spindler: Ein zentrales Stichwort ist dabei Self-Service. Das heißt, nicht nur dem Arbeitgeber bietet eine intelligente, exakte Zeiterfassung den optimalen Überblick. Auch und vor allem können die Beschäftigten über intuitiv verständliche Benutzeroberflächen agieren. Mit wenigen Klicks können sie ihre eigenen Zeitkonten einsehen und je nach Berechtigung führen: etwa Daten oder Abwesenheiten eingeben, vergessene Buchungen nachtragen und zum Beispiel prüfen, ob Überstunden korrekt berechnet wurden. Das verbessert nicht nur die Funktionalität des Systems, sondern erhöht erwiesenermaßen auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden.
Axel Becker: Die Prozesse sind so automatisiert, dass man im Grunde nichts falsch machen kann und an alle To-dos erinnert wird. Weder Mitarbeitende noch Vorgesetzte müssen sich oder andere zu Buchungen anhalten. Nach dem Push-Prinzip erscheint, was wichtig oder zu tun ist, einfach auf dem Bildschirm.
Wie kann Bosch bei der Implementierung eines solchen Systems helfen?
Axel Becker: Wir haben alles an Hard- und Software, was es dazu braucht – und vor allem sehr viel Know-how und Erfahrung. Mit über 400 000 Mitarbeitenden weltweit müssen wir selbst als Großunternehmen komplexe Herausforderungen der Zeitwirtschaft meistern. Zusätzlich haben wir in dem Bereich inzwischen sicherlich über 3 000 Kunden – und zwar aus allen Branchen, vom Mittelständler bis zum Großunternehmen. Insgesamt beschäftigt uns das Thema seit über 50 Jahren. Bereits 1970 haben wir die ersten Stempeluhren eingeführt, seit Mitte der 80er Jahre sind wir mit software-gestützten Systemen tätig.
Eva Maria Spindler: Wir verfügen über ein umfassendes Lösungsportfolio. So sind unsere Zeitwirtschaftslösungen zum Beispiel auch kombinierbar mit unseren intelligenten Zutrittskontroll- und Einbruchmeldesystemen. Das bedeutet: Ein Mitarbeitender kann mit seinem Firmenausweis nicht nur seine Kommt- und Geht-Buchungen am Terminal tätigen, sondern je nach Berechtigung auch Gebäude- und Office-Türen öffnen sowie die sichere und komfortable Scharf- und Unscharfschaltung der Einbruchmeldeanlage vornehmen. Arbeitsplatz- oder Besprechungsraumbuchung sowie Besucheranmeldung erfolgen weiterhin über den angesprochenen Self-Service.
Klingt großartig, aber wo fange ich als Kunde bloß an, bei den ganzen Möglichkeiten?
Axel Becker: Unsere Empfehlung lautet grundsätzlich: Holen Sie sich Unterstützung von Experten, lassen Sie sich beraten. Wir bieten gern erstmal ein unverbindliches Gespräch zur Orientierung und ermitteln dann gemeinsam den spezifischen Bedarf des Unternehmens. Die Prozesse der Zeiterfassung beziehungsweise integrierten Gesamtlösung werden im Vorfeld genau definiert, und es gilt dabei wirklich zu überlegen, wer was an welcher Stelle tut und braucht. Erst wenn alles analysiert und entsprechend konzipiert ist, geht es an die Implementierung – die wir natürlich auch übernehmen, samt umfangreicher Systemtests, Anwendertrainings und Software-Rollout.
Eva Maria Spindler: Zusatzmodule und kontinuierliche Beratung zur Prozessoptimierung sind natürlich auch Teil unserer langfristigen Partnerschaften mit den Unternehmen. Das ist ein wichtiger Aspekt im Hinblick darauf, was sich jetzt nach dem BAG-Urteil oder überhaupt in Zukunft zum Beispiel gesetzlich noch ändern wird.
In der öffentlichen Diskussion wird immer wieder die Befürchtung laut, die Arbeitszeiterfassung könnte New Work Modelle und mobiles Arbeiten gefährden – ist da was dran?
Eva Maria Spindler: Nein. Denn wie gesagt funktioniert die Anwendung ja auch auf dem Smartphone, und genauso kann aus dem Home-Office über einen Web-Client darauf zugegriffen werden. Damit unterstützt die digitale Arbeitszeiterfassung New Work und die damit oft verbundene Vertrauensarbeitszeit eher. Denn Vertrauensarbeitszeit heißt ja nur, dass der Arbeitnehmer Beginn und Ende seiner täglichen Arbeit selbst wählen kann und der Arbeitgeber das nicht kontrolliert. Es heißt nicht, dass keine Arbeitszeiten mehr gelten oder erfasst werden müssen. Selbstverständlich sind auch bei der Vertrauensarbeitszeit die geltenden Gesetze zu beachten. Die digitale Zeiterfassung stellt automatisch Transparenz für alle her.
Also, keine Sorge vor der Zeiterfassung – ist das die wichtigste Botschaft?
Axel Becker: Ganz genau. Das BAG-Urteil sollte von den Unternehmen nicht als Bedrohung, sondern als Chance angesehen werden. Es kann der Startschuss sein, Zeiterfassung umfassend anzugehen und die optimale smarte, integrierte Zeitwirtschaftslösung zu etablieren. Wir von Bosch wissen: Es lohnt sich.
Our team makes the difference
Die Interviewpartner:
Eva Maria Spindler beschäftigt sich seit über 35 Jahren in verschiedensten Rollen mit dem Thema Zeitwirtschaft. Von Kundenbetreuung über Parametrierung von Lösungen nach Kundenanforderung bis hin zu Schulungen von Technik und Vertrieb: Seit dem Start ihrer Laufbahn 1987 beim später von Bosch übernommenen Telefonbauunternehmen Telenorma hat die gelernte Bürokauffrau an mehreren Stationen bei Bosch und anderen Unternehmen gewirkt. Seit 2012 ist Eva Maria Spindler als Expertin für HR-Lösungen bei Bosch Energy and Building Solutions tätig, seit 2016 Portfoliomanagerin für HR-Lösungen. An ihrer Arbeit begeistern sie der Kontakt zu den Kunden und Lieferanten sowie das gemeinsame Entwickeln von Innovationen: „Bosch als IoT-Unternehmen bietet mir ein unglaublich spannendes Schaffensfeld am Puls der Zeit.“
Axel Becker ist ein leidenschaftlicher Wissensvermittler und echtes Bosch-Talent. Nach einem dualen Studium bei Bosch Energy and Building Solutions im Fach Wirtschaftsingenieurwesen mit Schwerpunkt IT und Elektrotechnik stieg er dort 2019 als Berater für HR-Lösungen ein. Er arbeitete – damals schon vertriebsnah – an der Präsentation der Themen Mitarbeiter Self-Service und Zeitwirtschaft. Nebenher absolvierte er ein Masterstudium in Business Consulting und Digital Management. Seit 2021 ist Axel Becker Salesmanager für HR-Lösungen bei Bosch Energy and Building Solutions – und als solcher ein großer Fan von branchenübergreifendem Best-Practice-Transfer: „Unseren Kunden aus den verschiedensten Bereichen zu zeigen, was möglich ist, in den Kosmos von Unternehmen einzutauchen und Ideen zu übertragen – das ist es, was ich an meinem Job liebe.“
