Digitale Personalverwaltung lohnt auch für Mittelständler

Investment rechnet sich

Bähren Druck führte mithilfe seines langjährigen Partners Bosch Energy and Building Solutions das Atoss-Produkt ein. Bosch betreut und parametriert seitdem die Workforce Management-Lösung bei dem Mittelständler in Mönchengladbach. Dort ist man mit diesem Schritt bis dato sehr zufrieden. „Wir verfügen heute über eine moderne, flexible Lösung für das Personalmanagement, die wirklichen Mehrwert und Zeitersparnis für Führungskräfte und Mitarbeiter gleichermaßen liefert“, erläutert Daniel Finke. Ein solches Investment rechne sich auch für einen Mittelständler, denn die Vorteile der Digitalisierung seien evident.

Schritt für Schritt ins digitale Zeitalter

Bei Bähren Druck begann das digitale Zeitalter zunächst mit der Zeiterfassung über die Workforce Management-Lösung. Funktionen und Module, etwa Urlaubsplanung, Abwesenheitsverwaltung und Personaleinsatzplanung, wurden in weiteren Schritten integriert. Damit diese Prozesse effizient ablaufen und alle Mitarbeiter mitgenommen werden, hat Bähren Druck an allen Standorten Self-Service-Terminals installiert. So können auch Produktionsmitarbeiter im Sinne des Employee-Self-Service (ESS) die Funktionen der Lösung optimal nutzen.

Abwesenheiten aller Art sind im System genau hinterlegt, so auch Schulungen, Krankheiten, Elternzeiten et cetera. Die Mitarbeiter korrigieren im System selbständig ihre Fehlzeiten, die etwa durch falsches Stempeln entstanden sind. Die An- und Abwesenheitsverwaltung ist eine große Hilfe für die Kontrolle der Anwesenden an Feiertagen oder Wochenenden, damit es am Monatsende zu einer korrekten Lohnabrechnung kommt. Finke: „Da schleichen sich sonst gerne Fehler ein.“

Von händischen Prozessen befreit

Urlaubszettel gehören heute bei Bähren Druck der Vergangenheit an. Die Mitarbeiter loggen sich in das System ein und tragen dort ihre Urlaubswünsche ein. Der Vorgesetzte wird per E-Mail informiert und kann die Auszeit mit wenigen Klicks genehmigen oder im System mit den Mitarbeitern besprechen.

Langwieriger Planungsaufwand entfällt, Personalabteilung und Vorgesetzte sind heute „von banalen händischen Prozessen“ befreit, sagt Daniel Finke. „Das ressourcenfressende Thema Urlaub geht komplett an mir vorbei – was absolut richtig ist.“

Auch die Zutrittskontrolle wurde angebunden

Einen zusätzlichen Qualitäts- und Sicherheitssprung machte Bähren Druck, seitdem Bosch Energy and Building Solutions auch die Zutrittskontrolle an die Personal-Lösung angebunden hat. Weil 98 Prozent der Kunden aus der anspruchsvollen Pharmaindustrie kommen, wollte man bei Bähren Druck genaue Berechtigungen über alle Zutritte in allen Häusern an einer Stelle konsolidieren.

Bosch band die etablierte Zutrittskontroll-Hardware in die Workforce-Lösung ein, zunächst an einem Standort, dann an einem zweiten und seit 2018 auch am Standort Bad Dürkheim, der durch einen Zukauf zu Bähren Druck gekommen war. Heute steuert und protokolliert Bähren Druck mit der Workforce Management-Lösung alle Zutritte von allen 204 Mitarbeitern an allen drei Standorten. Daniel Finke: „Das funktioniert einwandfrei und ist sehr komfortabel.“

Transparenz und Zeitvorteil bei der Abrechnung

Die Personal-Lösung berücksichtigt bei Bähren Druck die vielen Lohnarten der Druckindustrie in einem Mehrschichtbetrieb, sodass am Monatsende präzise Daten für „eine ganz saubere Abrechnung“ (Finke) an den externen Fibu-Dienstleister elektronisch übermittelt werden. Die Mitarbeiter erhalten seitdem zwar einen etwas ausführlicheren Lohnzettel, aber sie können sich sicher sein, dass keine einzige Minute unter den Tisch fällt und sie gerecht entlohnt werden, so Finke. „Die Abrechnungen schaffen Vertrauen, die Mitarbeiter finden diese Transparenz gut, wir haben ganz wenige Rückläufe.“

Zeitarbeiter von Personalagenturen werden bei Bähren Druck mit eigenen Merkmalen im System versehen. Ihre Stundenzettel werden in der Software automatisiert eingelesen, die digitalen Auswertungen liefern den Agenturen die Grundlage für deren Rechnungen. Für Bähren Druck ist das laut Finke ein weiterer „großer Zeitvorteil“.

Schichtplanung mit wenigen Mausklicks

Die exakte Datenbasis ist auch die Grundlage für eine effiziente Personaleinsatzplanung bei Bähren Druck. Heute ist das die Aufgabe der Schichtleiter, die Personalabteilung ist entlastet. Die Schichtleiter planen ihre Schichten im System dabei komfortabel und mit wenigen Mausklicks. Sie erhalten auch Benachrichtigungen, wenn von der Planung abgewichen wird, beispielsweise, wenn Mitarbeiter zu ihren Schichten nicht erscheinen. Derlei Benachrichtigungsfunktionen sollen künftig in der Lösung weiter ausgebaut werden. Personaler und Führungskräfte bei Bähren Druck werden dann systematisch an Ereignisse und Aufgaben erinnert. Das erhöht die Planungsqualität zusätzlich.

Weiterer Ausbau geplant

Im nächsten Schritt wollen Bosch und der Druckspezialist für eine noch bessere Personalplanung auch Qualifikationen im System hinterlegen. So gehen Fähigkeiten der Mitarbeiter nicht unter, sodass eine genauere und effizientere Planung der Arbeitsplätze möglich ist. Die Bewertungen der Fähigkeiten erfolgen durch die direkten Vorgesetzten. Zunächst muss man bei Bähren Druck jedoch festlegen, wie detailliert die Qualifikationsmatrix aussehen soll.

Übersichtliche Reports für Führungskräfte

Bereits realisiert wurde zuletzt ein weiteres Qualitätsplus im Personalmanagement. Auf Anregung von Bosch nutzt Bähren Druck eine schon an anderer Stelle im Hause eingesetzte Visualisierungs-Lösung nun auch für Statistiken und Reports aus dem Workforce Management-System. Welche Fehlstempelzeiten gibt es, in welchem Bereich treten sie am häufigsten auf und wie sehen die Anwesenheiten an Wochenenden aus? „Unsere Führungskräfte können das künftig mit den gut aufbereiteten Visualisierungen auf einen Blick erkennen“, erläutert Daniel Finke. „Das liefert noch einmal Mehrwert.“

Gute Zusammenarbeit mit kompetenten Ansprechpartnern

Die Einführung des Visualisierungs-Tools ist nach Finkes Worten ein weiterer Beleg für die gute Zusammenarbeit mit seinem Dienstleister. Ideen und Umsetzung mit Bosch Energy and Building Solutions liefen Hand in Hand. Seinen technischen Ansprechpartner bei Bosch für den operativen Betrieb könne man sich nicht besser wünschen. Er kenne das System in- und auswendig, reagiere schnell und löse ein Problem auch schon mal nach Feierabend aus der Distanz. Daniel Finke hat darum nach eigenem Bekunden „noch nie das Bedürfnis verspürt“, sich beim Thema Workforce Management nach einem neuen Dienstleister umzuschauen. „Bosch ist für uns ein sympathischer, kompetenter und zuverlässiger Partner.“