„Den richtigen Mitarbeiter zur rechten Zeit am richtigen Ort“
Moderne Workforce Management-Lösungen sind ihr Metier: Barbara Lucke aus dem Team von Bosch Energy and Building Solutions in Nordrhein-Westfalen, steht Kunden von der ersten Idee bis zur Implementierung zur Seite. Wir sprachen mit ihr über die Vorteile eines optimierten Personaleinsatzes und das ideale Vorgehen.
Hallo Frau Lucke, auf den Punkt gebracht – was ist Workforce Management?
Ein ganzheitlicher, softwaregestützter Prozess, der zu einer optimalen Planung und Steuerung des Mitarbeitereinsatzes im Unternehmen führt.
Wie arbeiten Unternehmen denn bisher?
Das ist sehr unterschiedlich. Einige Einrichtungen im Gesundheitswesen planen den Personaleinsatz beispielsweise noch auf dem A3-Papierbogen. Auf diesem stehen die Namen der Mitarbeiter, und die zuständige Leitung teilt händisch die Früh-, Spät- und Nachtdienste ein. Um Schichten in der Industrie und Produktion zu planen, werden Exceltabellen oder selbst entwickelte Datenbanken genutzt, die aber nicht mit weiteren Systemen vernetzt sind.
Ist das nicht sehr aufwendig?
Auf jeden Fall. Und je anspruchsvoller Planungen werden, desto aufwendiger wird natürlich die Bewältigung per Hand oder Tabelle. Schließlich müssen viele Faktoren einbezogen werden: Wer ist im Urlaub, wer hat die notwendigen Qualifikationen oder welche Kollegen arbeiten besonders gut zusammen. Und dann gibt es eine Vielzahl weiterer branchenspezifischer und individueller Faktoren. Im Gesundheitswesen ist die Auslastung der Betten ein relevanter Faktor. In produzierenden Unternehmen sind Informationen zu anstehenden Aufträgen notwendig, um die Schichten optimal auszurichten. Handel und Logistikunternehmen haben wiederum saisonal bedingt andere Faktoren zu berücksichtigen. Zusätzlich müssen gesetzliche und tarifliche Vorgaben beachtet werden.
Wie kann eine Workforce Management-Lösung hier unterstützen?
In vielen Unternehmen sind diese für die effiziente Planung relevanten Parameter, Informationen und Erfahrungswerte über verschiedene Systeme, Tabellen und Funktionen verstreut. Workforce Management bringt alles zusammen und schafft so die notwendige Transparenz für alle Verantwortlichen. Über die Software werden dann Prozesse für mittelfristige, kurzfristige und tagesaktuelle Planungen, wie Kapazitätsplanung, Personaleinsatzplanung und der Personalintegration intelligent unterstützt und weitestgehend automatisiert. Gekoppelt mit dem Zeitwirtschafts- und Lohn- und Gehaltssystem entsteht ein effektives Tool für Planung und Controlling. Die Daten bieten auch eine sehr gute Grundlage, um beispielsweise neue und zeitgemäße Arbeitsmodelle, beispielsweise Teilzeit oder zur Führung von Lebensarbeitszeitkonten, für das Unternehmen abzuleiten.
Welche Vorteile haben die Unternehmen hierdurch?
Workforce Management begleitet Unternehmen optimal durch die spezifischen Prozesse, damit der richtige Mitarbeiter mit der richtigen Qualifikation zur rechten Zeit am richtigen Ort ist. Auf veränderte Rahmenbedingungen kann effizient und mit hoher Qualität reagiert werden – Planungen werden einfacher, Prozesse kontinuierlich optimiert, Ressourcen mit den Anforderungen synchronisiert und Personal punktgenau eingesetzt. Die Zufriedenheit der Mitarbeiter steigt, da individuelle Faktoren besser berücksichtigt werden. Dies alles zahlt direkt auf den Unternehmenserfolg ein und steigert somit den Wettbewerbsvorteil. Und es gibt noch einen ganz anderen Aspekt: Heutzutage erleichtern wir uns alle mit Smartphone, Internet und weiteren digitalen Features das Leben. Mitarbeiter und Kunden erwarten diesen mittlerweile gewohnten und zeitgemäßen Komfort in solchen Prozessen. Unternehmen steigern hierdurch also auch ihre Attraktivität als innovativer Arbeitgeber.
Wie gehen Sie bei den Projekten vor?
Wir verwenden ein mehrstufiges Modell, welches sich bereits in vielen Projekten bewährt hat. In der ersten Stufe holen wir zur Anforderungsanalyse alle Beteiligten zusammen. Optimal ist es, wenn bereits ab dem ersten Workshop alle relevanten Funktionen wie HR, IT und auch der Betriebsrat an der gemeinsamen Lösung mitarbeiten. Wir nehmen den IST-Prozess auf, analysieren Anforderungen und erfahren die Herausforderungen. Dann definieren gemeinsam den SOLL-Prozess. In der nächsten Stufe entwickeln wir die Lösung, leiten Meilensteine ab und verabschieden ein Konzept zur Konfiguration der Software. Die letzte Stufe ist dann bereits die Realisierung mit einem Pilotbetrieb, Anwendertrainings und schließlich dem Rollout der Software auf das gesamte Unternehmen.
Gibt es etwas, das Unternehmen beachten sollten?
Unsere Erfahrungen zeigen, dass jedes Projekt anders ist. Aber es geht immer darum, eine zukunftssichere skalierbare Lösung zu realisieren, welche mit dem Unternehmen wachsen kann. Aus meiner Sicht nimmt daher die Beratung eine ganz wesentliche Rolle ein. Wir sehen uns als langfristiger Partner für den Kunden. Dafür ist Vertrauen die beste Basis.
