Digitale inspecties
Gemak dient de mens
In deze moderne tijden kan steeds meer en vragen we steeds meer. Niet alleen van onszelf, maar ook van de systemen die we tot onze beschikking hebben. Alles kan worden gevat in rapporten en – heel modern – in dashboards. Is het dan niet vreemd dat er nog zoveel papieren inspectieformulieren bestaan?
Van gedoe...
Periodieke inspecties, een terugkerende activiteit die tot op heden nog opvallend vaak wordt gerapporteerd op papier. Herkenbaar? En hoe frequenter de inspectie, des te meer papier erbij gebruikt wordt. In het huidige maatschappelijke beeld niet heel duurzaam. En met de huidige stand van de techniek een onlogisch proces.
Om een beeld te schetsen: de inspectiepunten worden opgemaakt in een digitaal document. Dit document wordt geprint en overhandigd aan degene die de inspectie gaat uitvoeren. Op zijn beurt noteert deze alle bevindingen die zijn gevonden tijdens de inspectie. Het ingevulde inspectieformulier wordt ingeleverd en verwerkt. De verwerking bestaat veelal in het overtypen van de bevindingen in een spreadsheet zodat vaak voorkomende incidenten worden gemonitord en kunnen worden gerapporteerd aan het management.
Vreemd toch? Dat we van digitaal naar analoog en weer terug gaan? Nog maar niet te spreken van de tijd tussen inspecties en verwerking of de wijzigingen in het formulier. Bijkomend nadeel is tevens dat er geen foto’s van situaties kunnen worden ingevoegd.
naar gemak
Het is in deze moderne tijden mogelijk in het digitale domein te blijven. Van de opmaak, inspecties tot rapportage zonder tussenkomst van een printer en een pen.
Tegenwoordig heeft iedereen een smartphone en we weten sinds kort allemaal wat ‘the cloud’ is. Overal is tegenwoordig een app voor om ons leven makkelijker en eenvoudiger te maken. Waarom zetten we die middelen niet in om het inspectieleven een heel stuk aangenamer te maken?
Formulieren worden webformulieren en staan in the cloud. Inspecties worden uitgevoerd met een smartphone of tablet. De ingevoerde data wordt opgeslagen in the cloud en is direct beschikbaar voor verwerking in rapportages of op dashboards!
De voordelen
Met het digitaliseren van het hele inspectieproces kunnen grote voordelen worden gehaald. In de eerste plaats natuurlijk besparing op papier- en printkosten. Maar er is meer…
Tijdwinst
Denk aan het direct kunnen insturen van het juiste formulier, vanaf de plaats waar je op dat moment bent. Geen reistijden meer naar kantoor om de inspectieformulieren fysiek te overhandigen en erachterkomen dat de verkeerde versie van het formulier is gebruikt. En niet alleen daar is er tijdwinst te behalen. Ook de dataverwerking is aanzienlijk minder omslachtig en biedt veel tijdwinst.
Continue verbetering
Een bijkomend effect is dat er betere inspectieformulieren worden ingeleverd. Geen half ingevulde formulieren meer, doorgelopen inkt van de regen, onleesbare handschriften of gescheurde en verkreukelde formulieren. Elk formulier haalt het tot de eindstreep! Door deze stroom aan data is eenvoudig aan te geven waar verbeterpunten liggen en waar men al voldoet aan de norm. Ook kan de manager feedback geven op ingevulde formulieren en samen tot een verbeterd formulier komen. Zo is de PDCA-cirkel weer rond!
Realtime-inzicht
Doordat digitale formulieren direct en automatisch verwerkt worden, is realtime-inzicht mogelijk. Via dashboards worden knel- en verbeterpunten direct zichtbaar, zodat men direct acties kan ondernemen bij bijvoorbeeld onveilige situaties.
En meer
Naast de periodieke inspecties kunnen ook andere formulieren worden opgemaakt in de digitale vorm. Al gedacht aan een digitale versie van een formulier om onveilige situaties en near-misses te melden? En hoe handig is het als er ondersteund bewijs geleverd kan worden in de vorm van foto’s of video? Daarmee kan ook de weg naar een kwaliteits- of veiligheidsmanagementtool ontsloten worden als deze nog niet aanwezig is.
Hoe kom je daar?
Met het veranderen van de procedure, de aanschaf en inrichting van de soft- en hardware alleen zijn we er nog niet. Heel vaak stuit je als organisatie op weerstand bij medewerkers. Weerstand op de verandering en het onbekende. Hoe zorg je ervoor dat de nieuwe werkwijze wordt omarmd?
Een vergelijk met sociale media ligt voor de hand. De meesten van ons zijn actief op een sociaalmediaplatform. Velen vinden het al gewoon om regelmatig een bericht te posten van uitzonderlijke, opmerkelijke of grappige situaties. Als zij waardering (likes of positief commentaar) krijgen van hun sociale kring, voelen zij zich gemotiveerd om vaker te posten. Naarmate zij meer posten, worden zij ook meer bedreven in het gebruik van dat platform. Zo is het gebruik van sociale media deel uit gaan maken van de dagelijkse routine. Als inspecties uitvoeren en digitaal invullen net zo leuk wordt als sociale media, wordt de betrokkenheid van de medewerker vergroot.
Win-win
Op het moment dat het invullen en verwerken van inspectie- of meldingsformulieren optimaal functioneert, wordt het analyseren van de gegevens steeds nauwkeuriger. Dat is weer goed voor de QHSE-functionaris. Het geeft hem realtime-inzicht in plaatsen of situaties waar aandacht nodig is, zodat hij direct opvolging kan geven daar waar het minder veilig is. Hierdoor kunnen zwakke punten bij de periodieke inspecties eenvoudiger worden geïdentificeerd en wordt de werkvloer uiteindelijk steeds veiliger.
Ook kunnen gewijzigde situaties en aangepaste inspectiepunten eenvoudig worden aangepast in het formulier. Het aangepaste formulier is direct beschikbaar in de app. Dat geeft de invuller ook het vertrouwen dat zijn observaties serieus genomen worden en elke inspectie op de juiste manier wordt uitgevoerd.
Kortom, een win-winsituatie voor zowel de medewerker die de formulieren invult als de manager die alle ingevoerde gegevens eenvoudig in real-time analyseert.
Neem contact met ons op.
Bosch Energy and Building Solutions