Een andere manier van werken vraagt om slimmer gebouwbeheer

Arjan kiest een locatie die voor beiden praktisch is. Hij kijkt naar beschikbare werkplekken en vergaderruimtes op de locatie en maakt een reservering.

Bij aankomst rijdt Arjan de parkeerplaats op. Zijn kenteken geeft hem automatisch toegang en de parkeerkosten worden automatisch gekoppeld aan zijn personeelsnummer.

May krijgt de uitnodiging via Outlook en een notificatie in de smart-building-app van de betreffende locatie.

Bij aankomst toont May de ontvangen QR-code voor een infozuil. Vervolgens wordt de route naar de betreffende vergaderruimte getoond.

Als ze wil, kan ze hiervoor ook de smartbuilding-app gebruiken, die haar snel en eenvoudig naar de bestemming navigeert.

May kan in het gebouw gebruik maken van haar telefoon als toegangspas, om ruimtes te betreden waarvoor ze geautoriseerd is.

Arjan is inmiddels in de vergaderruimte, waar de verwarming al aan staat. Als May en Arjan de ruimte straks verlaten, gaat deze weer uit. Via de app kunnen ze de temperatuur naar wens bijregelen.

Ook heeft Arjan een werkplekbureau gereserveerd om na afloop te kunnen werken. Maar eerst gaat hij even lunchen. Via de app checkt hij of het druk is in het restaurant. Het is te druk naar zijn zin, dus hij bestelt een broodje.

Ondertussen verlaat May het kantoor. Ze hoeft geen bezoekerspas in te leveren, want ze gebruikt haar telefoon als toegangspas en die is niet meer geldig na een dag.

Na afloop, als beiden weer vertrokken zijn, weet de beheerder via het smartbuildingsysteem precies waar in het pand mensen gewerkt hebben en waar niet. Alleen de gebruikte werkplekken hoeven te worden gereinigd.

Onze manier van werken is veranderd. Die ontwikkeling is in een stroomversnelling gekomen door de coronamaatregelen en het thuiswerkadvies. Dat leverde grote uitdagingen op voor vastgoedmanagers en gebouwbeheerders. Hoe stem je optimaal af op de flexibele behoeften van werknemers? Hoe stimuleer je samenwerking tussen werknemers en bevorder je hun welzijn? Hoe ontwerp je kostenefficiënte werkplekken? En hoe zorg je voor duurzame en milieuvriendelijke oplossingen?

Kortom: hoe creëer je een smart building? En welke rol speelt slimme technologie hierbij?

Veel werknemers geven aan dat zij het liefst deels op kantoor willen werken en deels thuis^bron. Ook grote en middelgrote bedrijven zien wel iets in dit ‘hybride werken’. Het gaat niet om een kortstondige trend; verwacht wordt dat dit in de toekomst zo blijft. We willen digitaal en op afstand blijven werken, in elk geval voor een deel van de tijd.

Wat betekent dat voor bedrijven? Is het klassieke kantoor op zijn retour? Hoeveel kantoorruimte hebben we nog nodig? De verwachting is dat kantoorruimte de komende drie jaar gemiddeld 20% zal krimpen. Kantoorruimte blijft weliswaar onmisbaar, maar de behoefte aan flexibele werkplekken stijgt. Vrijwel niemand wil namelijk alleen maar thuiswerken. Samenwerken met collega’s, persoonlijk contact en overleg blijft cruciaal in het werkproces en bij het stimuleren van innovatie. Deels thuis en deels op het werk is voor velen de ideale combinatie.

Voor gebouwbeheerders is het belangrijk te weten hoe je werknemers tevreden houdt. Dat gaat van goed meubilair (niemand zit graag op een slechte stoel), een goede akoestiek en voldoende mogelijkheden om je terug te trekken tot aantrekkelijk ingerichte ruimtes, goede klimaatbeheersing en voldoende beschikbaarheid van vergaderruimtes. Slechte lucht en slecht licht zorgen voor ontevredenheid en verhogen de kans op ziekteverzuim.

Veel werknemers ergeren zich aan vergaderzalen die wel gereserveerd, maar vervolgens niet gebruikt worden. Andere frustraties zijn dat mensen niet weten waar ze hun collega’s kunnen vinden of welke ruimtes of werkplekken vrij zijn. Problemen met technische apparatuur vormen ook een bron van ergernis. Dat leidt tot slechtere werkresultaten, terwijl een goede kantooromgeving juist de basis moet zijn voor productief en efficiënt werken.

Voor beheerders zijn ongebruikte ruimtes bij hybride werken een probleem. Lege werkplekken en vergaderruimtes zorgen namelijk voor onnodig hoge kosten.

De oplossing? Een intelligent platform dat al deze uitdagingen aankan, in combinatie met een app. Door een betrouwbaar inzicht in het feitelijke ruimtegebruik kan op kostbare vierkante meters kantooroppervlak bespaard worden.

De toekomst vraagt om oplossingen waarbij werknemers flexibel kunnen kiezen uit verschillende typen werkruimtes. Willen ze graag collega’s ontmoeten en (informeel) werkervaringen uitwisselen? Willen ze vergaderen? Of zoeken ze een rustige plek om ongestoord te kunnen werken? Werken in de juiste omgeving verhoogt de productiviteit van werknemers. Teams kunnen efficiënter werken en werknemers ervaren meer welzijn.

Een intelligente softwareoplossing is hierbij een onmisbare tool. Met behulp van een gebruiksvriendelijke reserveringsapp kunnen bedrijven inspelen op de behoeften van hun werknemers.

Wat zijn essentiële factoren om productief te werken? Waar hebben werknemers behoefte aan? Ten eerste: een beschikbaar bureau. En verder moeten er rustige en actieve zones zijn. Het binnenklimaat en geluidsniveau moeten in orde zijn, en de ruimte moet passen bij de activiteit. De route naar de juiste ruimte of personen moet zo kort en eenvoudig mogelijk zijn.

Hoe krijg je dat voor elkaar? Digitalisering en geïntegreerde oplossingen vormen de sleutel. Technologie creëert een intelligent kantoor waarin alle ruimtes in het pand verbonden zijn. Bedrijfsvastgoedbeheerders kunnen hiermee flexibele werkomgevingen beheren, gebaseerd op nauwkeurige gegevens. Essentieel voor een dergelijke oplossing, voor zowel beheerders als gebruikers, is een krachtige reserveringsapp met een overzichtelijke en gebruiksvriendelijke interface.

Wij hebben de oplossing in de vorm van een open en gebruikersvriendelijk managementplatform met een krachtige bijbehorende smartbuilding-app. In deze app ziet een medewerker precies welke bureaus beschikbaar zijn. Hij kan hiermee ruimtes of werkplekken reserveren en inchecken op de werkplek. Het systeem geeft automatisch ongebruikte bureaus vrij na een zelf te kiezen tijdsduur. Ook kan je met deze app kluisjes reserveren, een parkeerplaats vinden of informatie over het openbaar vervoer raadplegen. En de ingebouwde navigatie de snelste weg naar de geboekte werkplek, een faciliteit of een directe collega.

Doordat veel mensen thuiswerken komen spontane ontmoetingen bij de koffiemachine veel minder vaak voor. De smartbuilding-app is daarom uitgerust met een chatfunctie, zodat medewerkers eenvoudig de verbinding met elkaar kunnen zoeken.

Het smartbuildingsplatform kan ingezet worden voor werkplekken, vergaderzalen, werkzones en parkeerplaatsen, al naar gelang de wensen van het bedrijf.

De software filtert, analyseert en evalueert reserverings- en bezettingsgegevens. Overige data, zoals het klimaat of de verlichting, worden hierin meegenomen. Het systeem leert zo het gedrag en de behoeften van werknemers kennen en kan op basis hiervan concrete aanbevelingen doen. Deze ingebouwde intelligentie is ook handig voor de gebouwbeheerder of facility manager. Is er bijvoorbeeld op maandag structureel een tekort aan overlegruimtes voor kleine groepen, daan kan hij/zij hier proactief op reageren.

Gebruikers kunnen met de smartbuilding-app de temperatuur, verlichting, verwarming en airconditioning bedienen. Niet alleen comfortabel, maar ook beter voor de gezondheid. Slecht licht of een slechte luchtkwaliteit leiden namelijk tot een verminderd welzijn. Ondertussen meten sensoren de luchtkwaliteit, en bij een te laag zuurstofgehalte worden automatisch de ramen geopend.

Mensenmassa’s kunnen worden gedetecteerd en gelokaliseerd. Én, de app maakt energiebesparing eenvoudiger. In ruimtes die niet in gebruik zijn, gaat de verwarming en de verlichting automatisch uit, mits deze functionaliteit gekoppeld is aan het gebouwbeheersysteem. Dus ook nog goed voor het milieu!

Wij zijn uw partner voor het realiseren van veilige, efficiënte en comfortabele gebouwen en omgevingen. Al onze (merkonafhankelijke) oplossingen kunnen worden geïntegreerd in bestaande gebouwbeheersystemen.