Voorbereid op een crisis
Tijdens een onlangs gehouden rondetafelsessie met veiligheidsprofessionals uit de industrie is gediscussieerd over veiligheidsthema’s die spelen binnen deze sector. Eén van de onderwerpen ging over het voorbereid zijn op een calamiteit of crisis. Vaak ontstaat na een ernstige calamiteit pas de aanleiding om ingrijpende maatregelen te treffen en een inhaalslag te doen op gebied van veiligheid. Echter, de vorm waarin dit plaatsvindt is vaak ad hoc en het ontbreekt dan aan een goed doordachte en integrale oplossing. In veel gevallen leidt dit tot een desinvestering en niet tot het gewenste resultaat.
Wat is nodig om een organisatie goed voor te voorbereiden op een crisis? En kan je je hierop überhaupt voorbereiden? Wat zorgt er nu voor dat er sprake is van goed crisismanagement. In het onderliggende artikel gaan we in op deze vragen.
Voorbereid op het onverwachte
De vraag die men zich in ieder geval kan stellen na een calamiteit of crisis is: zou ik het de volgende keer weer zo doen? Is het antwoord op alle punten volmondig ja, dan bent u goed voorbereid. Ongeacht of u al wel goed voorbereid bent of niet, het is vrijwel onmogelijk om voor ieder denkbaar scenario een gedetailleerd plan te hebben klaarliggen. En daar gaat het ook niet om. Het gaat erom dat de organisatie dynamisch en flexibel genoeg is en op de juiste manier is ingericht om voorbereid te zijn op het onverwachte.
We zien het helaas ook in onze mondiale samenleving. Waar eerst vliegvelden, vliegtuigen, metrostations en dergelijke doelwit waren van terroristische aanslagen met explosieven, zien we nu een verschuiving naar andere methodieken en andere locaties. De nieuwe manieren waarop aanslagen worden gepleegd alle telkens weer aanleiding om nieuwe of extra maatregelen te treffen. Alle ervaringen die men opdoet en elke lessen die men leert vanuit een incident, calamiteit of crisis worden weer benut om de crisisplannen aan te scherpen. Eén van de deelnemers van de rondetafelsessie verwoordde het als volgt: “wij zijn altijd voorbereid op de vorige crisis.”
De mens: de belangrijkste, maar ook de zwakste schakel
Goed voorbereid zijn op een crisis vergt een uitgebreidere aanpak dan alleen die van het traditionele risicomanagement, waarbij alle risico’s in kaart worden gebracht en plannen worden geschreven voor ieder risicoprofiel. Crisismanagement gaat verder. Het is een manier van werken en denken die is afgestemd op het onverwachte en uitgaat van flexibiliteit. Het gaat hierbij om langetermijnprogramma’s gericht op alle facetten: van communicatie tot risicomanagement en van leiderschap tot techniek. Goed crisismanagement vraagt om regelmatige reflectie. Wat zijn de sterkten en zwakten van de organisatie? Welke middelen zijn beschikbaar, ook in de zin van budget? Wat kan verbeterd worden en wat niet? Beschikken de crisismedewerkers over de juiste (leiderschaps)kwaliteiten? Weet iedereen wat zijn/haar taken zijn? Al deze ingrediënten kunnen in de loop der tijd veranderen. Crisismanagement is dus nooit een statisch iets en de bijbehorende plannen dienen dan ook regelmatig geüpdatet te worden. Door op de juiste manier crisismanagement toe te passen, verbetert de organisatie stapsgewijs. Of zoals Andy Grove, voormalig CEO van Intel, het ooit zei:
“Bad companies are destroyed by a crisis. Good companies survive them. Great companies are improved by them.”
In de meeste gevallen ontstaat een crisis door technisch of menselijk falen. Daarvan is het risico van ‘de medewerker als zwakste schakel’ het minst grijpbaar. In de rondetafelsessie kwam dit ook naar voren en gaf men aan dat het echte risico meestal tussen rugleuning en toetsenbord zit, oftewel de mens. Tegelijkertijd is de mens ook de belangrijkste schakel. In crisismanagement zijn de veiligheidsplannen, -middelen en -processen ondersteunend. Het is vooral belangrijk dat de juiste personen met de juiste competenties op de juiste plaatsen worden ingezet. Kunnen de leden van een crisisteam ad hoc schakelen? Zijn ze stressbestendig genoeg om met de noodsituatie om te gaan? Zijn er personen die van nature de leidersrol naar zich toe trekken? Vragen die beantwoord moeten worden, om goed voorbereid te zijn op het onverwachte.
De juiste tools in handen
De mens is dus zowel de zwakste als ook de belangrijkste schakel. En de vraag hierbij is in hoeverre je techniek kunt inzetten om in ieder geval het menselijke falen te reduceren of zelfs te voorkomen. Techniek helpt maar voor een beperkt deel en moet worden gezien als ondersteunend.
Tools die ondersteunend zijn aan de veiligheids- en bedrijfsprocessen dragen bij aan professionalisering en aan de mogelijkheid om dynamisch te kunnen handelen. Men kan hierbij denken aan het analyseren van data. Data-analyse leidt immers tot verbetering van de processen en het creëren van betrouwbaardere oplossingen. Men kan inmiddels wel stellen dat in deze tijd data- en informatievoorziening onontbeerlijk zijn geworden. Het zorgt ervoor dat (veiligheids)systemen zelflerend worden en de zelfvoorspellende informatie leidt weer tot ‘predictive profiling’, waarmee onder andere onderhoud, energieverbruik en veiligheid geoptimaliseerd en efficiënter kunnen worden.
Big data en (zelflerende) crisismanagementsystemen leveren daarnaast nog een aantal voordelen op. Het gebruiksgemak wordt vergroot en de kans op menselijk falen wordt verkleind. Het vergemakkelijkt de communicatie én men is in staat om snel te acteren en te reageren doordat informatie snel en systematisch beschikbaar is. Met name in crisissituaties, waarbij elke seconde telt, zijn dit soort oplossingen van grote waarde om voorbereid te zijn en te blijven op die onverwachte situatie. Met de juiste tools in handen verkleint u de kans op menselijk falen en is de kans op het succesvol bestrijden van een crisis vergroot.
Neem contact met ons op.
Bosch Energy and Building Solutions